L’ecm ou Entreprise Content Management, se traduisant en français gestion de contenu d’entreprise est l’ensemble des dispositions pour la gestion de l’ensemble des contenus d’une entreprise, notamment des données. Une solution de gestion de contenu efficace se traduit par sa performance et par sa précision. Sur le marché, de nombreuses solutions de gestion de contenu sont disponibles. Elles se diffèrent par leur complexité et par les fonctionnalités qu’elles pourront vous offrir. Au sein d’une entreprise, les outils ECM sont capables de s’intégrer, de gérer les informations et de les mettre à disposition de les collaborateurs qui en ont besoin. Il existe des solutions plus généralistes et d’autres plus précises sur des tâches bien déterminées.
Le périmètre fonctionnel de la solution de gestion de contenu
Afin de trouver une solution de gestion de contenu efficace, il vous faudra obtenir des informations concernant le périmètre fonctionnel de ce dernier. Le choix de la solution dépendra, alors, de vos besoins, notamment de l’objectif de votre projet. Le périmètre peut être un périmètre à court terme ou à long terme. Vous pouvez utiliser la solution pour l’augmentation de l’agilité de l’entreprise ou la capacité de traitement d’opérations qui sont, souvent, volumineuses. Aussi, l’amélioration de la traçabilité des opérations ou des documents, l’automatisation des traitements avec les fournisseurs ou les clients, la réduction du temps de traitement des opérations ou des dossiers, l’automatisation des tâches qui présentent une faible valeur ajoutée, etc. pourront être facilités lorsque vous utilisez cette solution. Votre vision à long-terme et à court-terme devra, toujours, rester cohérente.
Pour le cas d’un périmètre à court terme, les processus ainsi que la gestion de l’ensemble des données au sein de l’entreprise pourront être réalisés par la solution de gestion de contenu. Par contre, il sera plus judicieux de commencer avec un périmètre restreint. Pour cela, il vous faudra avoir un objectif qui produira des retombées positives à court terme en restant accessible. Pour ne pas décourager votre équipe, évitez de choisir des objectifs trop complexes ou trop ambitieux. Pour pouvoir anticiper vos futurs besoins, il vous faudra avoir une vision à long-terme. La solution que vous choisirez devra, alors, être adaptée à tout ce qui pourra se passer. Pour d’autres informations supplémentaires, suivez ce lien si vous êtes à la recherche d’un ccms.
Les capacités techniques d’une solution de gestion
Le content manager est le premier responsable concernant la gestion de contenu d’une entreprise. Il devra, alors, se poser la question concernant l’intégration de la solution au sein de l’entreprise ainsi que les mesures de sécurité que la solution prévoit. Les besoins techniques devront, de ce fait, être cernés avant de choisir la solution de gestion de contenu, plus particulièrement concernant l’hébergement de cette dernière. Vous aurez besoin de consacrer un autre budget si la solution devra se trouver sur des serveurs adaptés, ce qui ne sera pas une bonne idée pour une entreprise, quel que soit sa taille. Aucun développement supplémentaire ne devra être une nécessité pour le déploiement de la solution. En ce qui concerne la sécurité, la solution devra réussir à gérer les différents niveaux d’accès aux informations, la durée de vie de ces informations ainsi que la sécurisation des accès mobiles.
Le support et le déploiement de la solution
Pour partager, stocker et organiser les ressources numériques au sein d’une entreprise, l’ensemble des fonctionnalités utilisées est le digital asset management. Afin de trouver une solution de gestion de contenu efficace, d’autres critères devront, aussi, être pris en compte comme le support de l’intégrateur ou le service inclus dans le déploiement. Se présentant comme un projet de longue haleine, le déploiement de la plateforme nécessite de nombreuses ressources spécifiques. Aussi, la solution n’est pas à l’abri des dysfonctionnements. Il ne faudra pas négliger ce point car la solution parfaite n’existe pas.